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Le regole del meeting perfetto

Eleonora S.
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Sarà che mi ricorda tanto “Le regole del delitto perfetto” (serie TV molto carina. Guardatela su San Netflix!). Sarà che il lunedì mattina la mia anima titolista è ancora con la testa sul cuscino. Ma “Le regole del meeting perfetto” mi sembrava il titolo più avvincente tra i…No, non è vero. Non ne ho proprio vagliati altri, in fondo è lunedì per tutti no?!

Detto ciò, buon inizio settimana, partiamo subito! Non è la prima volta che trattiamo l’argomento meeting qui sul blog. E non potrebbe essere altrimenti dato che praticamente ogni giorno ospitiamo manager, imprenditori e giovani start up nelle nostre sale.

Come sapete (e se non lo sapete, scopritelo!) io sono entrata in questo ufficio come stagista.  I primi tempi, come ogni nuova leva, me ne stavo un passo indietro rispetto a Bea e osservavo attentamente. Di preciso non so cosa, se non TUTTO. 

In quel periodo, confusa da tutte le richieste che arrivavano, tutte ovviamente e drasticamente diverse, mi sono imposta di trovare un minimo comune denominatore per l’organizzazione del meeting perfetto. O più di uno.

Cosa era fondamentale per ogni diverso ospite che abbiamo ricevuto? Lungi, in questo caso, dalle strambe richieste che (bene o male tutti) riescono a inventarsi.

E così, scoprendomi a ipotizzare un teorema che nemmeno Pitagora (o Marco Ferradini, dipende dal vostro genere) sono giunta alla conclusione che vado subito a illustrarvi.

Le 5 W del meeting perfetto

Che in inglese fa più fi** no?!

Ho capito che i primi a dover sapere rispondere a queste cinque semplici domande sono proprio coloro che vogliono organizzare un evento. Ma, c’è un ma. Spesso e volentieri queste persone credono di sapere cosa vogliono e cosa occorre per mettere in piedi una riunione con i fiocchi. Ho appositamente usato la parola “credono” perché la maggior parte delle volte, noi (passatemi il termine) meeting planner dobbiamo leggere tra le righe che un bravo psicologo ci farebbe un baffo.

Who, il chi. 

La domanda per i committenti sarà dunque “chi vogliamo invitare?! Chi è necessario che ne prenda parte?!”. In base alla risposta, cambia sensibilmente quello che noi in OSCARD Business Center dovremo fare. Per farla breve, la risposta a questo quesito stabilisce il target della riunione. E che sia un meeting di giovani imprenditori di una start up o di super-direttori, beh, fa la differenza. Le esigenze, così come le variabili che mettono a proprio agio gli uni e gli altri, saranno diverse. E diverso sarà ciò che dovremo fare noi per soddisfarle.

What, il cosa. 

Se per chi vuole organizzare la riunione, la risposta a questa domanda definisce il tema, per noi definisce ciò che occorrerà ai partecipanti per poterla svolgere nel migliore dei modi. Sono sufficienti penne e block notes e una lavagna a fogli mobili, o dobbiamo organizzare la sala preparando la postazione pc e il video proiettore?! Oppure, ancora, dobbiamo contattare il nostro miglior videomaker per registrare ed editare il filmato dell’intera riunione? Per questo, ma sono certa di non dover venire io a dirvelo, è importante definire l’argomento di discussione con il dovuto anticipo e la dovuta chiarezza. Anche se le modifiche dell’ultimo minuto sono sempre all’ordine del giorno, come è giusto che sia.

When, il quando. 

In questo caso, più che essere inteso come data in cui si terrà il meeting, è importante stabilire l’orario. Posto che giornate intere trascorse seduti intorno a un tavolo riunioni sono deleterie, altro che utili, stabilire l’orario permetterà a voi e a noi di organizzare le debite pause. Esempio pratico: il vostro meeting si terrà in mattinata?! Già mi vedo a contattare il nostro fornitore per organizzare un coffee break con biscottini o, se la riunione dovesse protrarsi fino a ora di pranzo, un light lunch da consumare anche in piedi per sgranchirsi le gambe.

Where, il dove.

E a questo punto dipende dal numero di partecipanti. Noi in ogni caso saremo lieti di ospitarvi nelle nostre sale. Fino a un numero di 20, vi consigliamo la nostra sala meeting. E’ organizzata a boardroom, in modo che possiate scovare chi, nonostante il caffè, sta perdendo la concentrazione e richiamarlo subito all’attenzione. Se pensate di essere di più, allora vi consigliamo di stabilirvi nella sala corsi, disposta a platea per un massimo 40 persone.  

Why, il perché.

Ecco, qui non sono riuscita a darmi una risposta ai tempi della mia gavetta. Ovviamente il perché non può dipendere da noi.

Però se ci chiedete perché amiamo tanto questo lavoro, nonostante sia la causa di un invecchiamento precoce e tanti (troppi) caffè, la risposta sta nella soddisfazione di vedervi felici di quanto abbiamo fatto e nell’aver accolto (quando ci è possibile formularle) le nostre proposte per migliorare il vostro lavoro.

Ora che sai tutto sul meeting perfetto, non ti resta che scoprire tutti i segreti per il team perfetto!

Accidenti quanto ho scritto, ma l’argomento mi ha ispirato man mano che digitavo parole sulla tastiera.

A presto e buon lavoro,

ma non dimenticatevi di condividere questo articolo per trovare lo spazio per le tue riunioni di business!

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