La lista di (quasi) tutto quello che devi sapere se devi organizzare un coffee break in ufficio e non sai da dove cominciare.

Vero, sicuramente dopo la lettura di questo post non diventerai il Cracco dei coffee break, però magari ti riesci a fare un idea, un opinione, una bozza di menu, qualcosa.

Situazione tipo: il tuo capo ha un meeting di lavoro in ufficio da voi, magari è pure una cosa importante. Siete in sede. Giocate in casa. Devi organizzare la pausa caffè. Il caffè della macchinetta fa schifo. Panico. Ti licenzi.

Oppure, segui la mia lista per organizzare il coffee break perfetto, parola di caffeinomane.

Dove posizionare il tutto?

E qua ci casca l’asino.
Ci sono due scuole di pensiero: chi vuole allestire fuori dalla sala meeting in modo da staccare dalla riunione e chi vuole restare “sul pezzo” e non distrarsi del tutto, allestendo il coffee break direttamente in sala.
Personalmente, preferisco allestirlo in sala, però in questo caso ci deve essere un mobile dedicato o un carrello. Meglio non mettere tutto sul tavolo riunioni perché poi nessuno lavora più.

Come allestire il buffet?

Dipende, soprattutto dal tono che hai dato al tuo coffee break. Il fatto che sia più o meno informale fa la differenza. Ad esempio: un coffee break tra colleghi di sedi diverse o tra pari livello è molto diverso da uno tra dirigenti aziendali.
Ti porto la mia esperienza: quando organizzo un coffee break informale preferisco utilizzare, al posto delle tazzine piccole, le mug di porcellana, cosa che in un meeting direzionale non farei mai.
Seconda cosa: sincerati sempre della provenienza dei tuoi ospiti. Può sembrare una stupidaggine ma, nel mondo, il caffè viene bevuto in miliardi di modi diversi e magari a non tutti piace (che vuoi che ti dica, i gusti son gusti).

Quando servire il coffee break?

Solitamente quando si parla di coffee break siamo a metà mattina o a metà pomeriggio, anche se alcuni preferiscono addirittura servirlo prima di iniziare (che poi allora si chiamerebbe welcome coffee, ma non voglio essere pignola).
Il mio consiglio è di farlo entro le prime due ore dal’inizio del meeting, così non si è nè troppo stanchi, nè troppo riposati (la verità sta sempre nel mezzo). Io ad esempio, per un meeting che inizia alle 9 organizzerò la pausa alle 11, così alle 11:30 sono tutti tornati a sedere e arrivano sereni fino al pranzo.
Ricorda, se lo allestisci direttamente in sala meeting fallo in sue fasi: prima dell’inizio della riunione predisponi la macchina del caffè, le stoviglie eccetera; all’ora del break entri in scena con cibo e bevande.

Cosa ordinare al fornitore?

I fattori di cui dovrai tenere conto sono il numero di persone e l’entità del coffee break. Dovrai valutare se scegliere di avere solo il caffè o anche il . E magari succhi di frutta, biscotteria secca e/o pasticcini o anche una opzione salata . Tieni presente nei tuoi conti che devi prevedere almeno due caffè a testa, il latte per macchiarli (circa 5ml a testa), un bicchiere a testa per i succhi di frutta, 2 pezzi di pasticcini mignon e 2 biscotti secchi, oppure solo 5 biscotti secchi, o magari 1 croissant e mezzo (e l’altra metà?). In generale più opzioni ordini e più hai bisogno di spazio per allestire tazze, tazzine e piattini. Fai bene i tuoi conti!

Chi lo prepara?

Questo è l’unico punto su cui non hai opzioni, a meno che tu non sia un cuoco professionista e lavori in un ristorante, bar o albergo non potrai preparare da te il buffet.
Mi fido se mi dici che la tua torta di mele è incredibile ed è la ricetta pari pari a quella della nonna, ma semplicemente non puoi. Rimetti via la farina. Dai, non fare così.
In Italia la manipolazione degli alimenti è regolata dalla certificazione HACCP. Se non sei in possesso di tale certificato non puoi manipolare cibi e bevande destinati al pubblico, e poi dovresti avere un ufficio dotato di cucina, e questa dovrebbe essere a norma. Difficile.
Per quanto riguarda il caffè: quando allestisco i coffee break preferisco utilizzare il caffè a cialde, così ognuno può prepararselo da sé.

Ricapitolando: questi sono suggerimenti per aiutarti ad organizzare al meglio un coffee break con i controfiocchi. Sicuramente con l’esperienza ti sarà sempre più facile organizzarli in un batter d’occhio!

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P.S. Io ordino sempre una porzione in più per me, ricorda il controllo qualità!

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