Nella riunione aziendale, come in qualsiasi contesto intersoggettivo in cui il focus è rivolto a un obiettivo, una comunicazione efficace è una delle chiavi di volta fondamentali.

Che poi mi/vi chiedo un po’ provocatoriamente: esiste un contesto sociale in cui, anche solo in corso d’opera, non si stabilisca un oggetto di valore, un obiettivo nel discorso? La mia risposta è NO. siamo animali sociali che agiscono in vista di scopi, diamo senso al reale attraverso credenze, e le credenze hanno sempre un oggetto, materiale o immateriale, a cui tendono.

Proprio per questo a maggior ragione in un contesto professionale, deve essere chiaro l’oggetto di valore che costituisce il focus del vostro discorso: quello che semioticamente chiamiamo il CONTENUTO del messaggio. Ma un messaggio non è solo contenuto: banalmente, esprimiamo concetti attraverso ESPRESSIONI linguistiche, in cui il tono, LA FORMA fa la differenza.

Come vedremo a breve questi messaggi non hanno solo una natura verbale, ma anche gestuale, prossemica, di sguardi e posizione: quante volte vi hanno detto che non si può convincere qualcuno non guardandolo negli occhi o tenendo le braccia incrociate?

Insomma, in una riunione aziendale la vostra comunicazione sarà efficace se saprete inquadrare il contenuto su cui il vostro speech verterà, attraverso scelte espressive che lo rappresentino al meglio e sapranno gestire l’attenzione del pubblico, rendendo la vostra comunicazione più efficace.

LA COMUNICAZIONE EFFICACE È UNA QUESTIONE DI METODO E STILE

Perché organizzate una riunione aziendale? Che natura ha il meeting che gestirete? Pare una domanda banale, ovvia, ma non è così scontato.  Sarà cioè innanzitutto necessario definire, a valle, quale tipo di riunione aziendale stiate organizzando. Eh già, perché ovviamente a partire dal tipo di incontro a cui parteciperete dovrete gestire la vostra comunicazione. Successivamente suggeriremo delle tecniche per renderla efficace.

Giusto per darvi qualche idea, un meeting può avere natura:

1. Informativa

In questo caso si tratta di una riunione aziendale di natura educativa o informativa, appunto: si spiegano le dinamiche interne del progetto lavorativo che coinvolgerà il team, si tiene aggiornato il personale sulle tendenze dell’azienda, si fa un prospetto dei programmi futuri.

Immaginate la classica situazione universitaria con l’aula strapiena, 500 studenti  che devono ascoltare una lezione unidirezionale mittente-destinatario: un vero bombardamento informativo tendenzialmente SOPORIFERO e dal tono monotono. Ecco, il rischio della riunione informativa è esattamente questo. Sarebbe come chiedere a un ragazzo in seconda media di sapere i logaritmi dopo una spiegazione di due ore tutta teorica, asfissiante e non coinvolgente.

Per non veder dormire o giocare al cellulare i vostri colleghi, siate dinamici, coinvolgenti. Siete parte di un working team e per la riuscita dei progetti è necessario il contributo di tutti in ogni momento, anche e soprattutto in queste fasi informative ed educative. Non siete da soli, parlate a un pubblico: coinvolgetelo.

Guardate gli ascoltatori il vostro pubblico negli occhi, rivolgetevi ai dipendenti per nome, fate esempi pratici.

2. Motivazionale

Già lo so a cosa state pensando. A quei life coach americani che parlano di fronte a platee gremite di ascoltatori infatuati di fronte alla parola persuasiva dello showman. No, non parlo di quello. O meglio, mi terrei l’entusiasmo che quei professionisti mettono in quello che fanno, che è necessario in ogni contesto professionale.

In questo caso, la vostra riunione aziendale s’incentrerà non sulle azioni pratiche, ma sull’attitudine, sulla base emozionale e il senso di appartenenza che presiede ad ogni azione professionale. I vostri dipendenti si dovranno sentire apprezzati, riconosciuti individualmente, così che possano riconoscersi in quell’idea di gruppo di lavoro, di famiglia coinvolta in un progetto comune. Insomma: tutti sulla stessa barca, ma con cabine e posti letto individuali. E il team building sarà assicurato.

Potrete tirare in ballo esperienze di lavoro condivise tra colleghi, rafforzando l’idea di progettualità e il senso di appartenenza per la vostra azienda.

3. Problem solving & brain storming

In questa sezione uniamo due riunioni diverse che però hanno come prerogativa comune il lavoro di gruppo.

Il problem solving meeting s’incentra, come intuibile, su un lavoro collettivo volto all’individuazione e risoluzione di un problema, di una falla progettuale.

Il modello classicamente seguito è quello del FLOW CHART, diagramma di flusso, in cui inserire ipotesi dei colleghi, mostrando i processi inferenziali che le hanno generate, verificarne i pro e i contro. Se la soluzione non conduce al risultato ottimale, si riparte dallo step precedente. Un processo dinamico.

Il brain storming ha una natura più eminentemente creativa: i vostri dipendenti dovranno buttare sul tavolo molte idee concernenti il topic della riunione.

QUALE COMUNICAZIONE?

GESTI E TONALITÀ

Come Alessandro ha già mostrato, la comunicazione NON VERBALE ha un ruolo predominante nei nostri scambi. Si calcola che più del 90% delle comunicazioni avvengano a livello non verbale. E quindi, come comunichiamo noi? Beh, siamo animali semiotici, animali simbolici: collaboriamo, parliamo, creiamo, interpretiamo. Anche in silenzio, anche coi gesti.

Così il nostro linguaggio del corpo potrà enfatizzare, sottolineare, accompagnare la nostra comunicazione verbale (si, un po’ in stile direttore d’orchestra: ma è tutto normale, lo fate ogni giorno e non ve ne rendete conto!), accompagnando all’espressione, munita di tono adatto, il vostro gesto. Durante la vostra riunione aziendale guardate negli occhi i vostri interlocutori, coinvolgeteli. Non rimanete immobili, non state a braccia conserte, non evitate il loro sguardo. Se la circostanza ve lo consente, avvicinatevi a loro.

Abbiamo parlato di tono. A questo aggiungiamo il ritmo. Addirittura? A quante cose devo badare? A mio parere, si tratta di un aggiustamento in itinere, una performance di natura coinvolgente e persuasiva. Il vostro discorso dovrà essere munito di PUNTEGGIATURA ORALE: così come i gesti, l’innalzamento o abbassamento di tonalità saranno markers utili a evidenziare le fasi salienti del vostro discorso. Così da evitare l’effetto soporifero MONO-TONO di cui sopra.

È inoltre importante che, accanto a queste indicazioni, affianchiate dei momenti di allentamento della tensione e concentrazione. Insomma, ritorniamo alla lezione sui logaritmi: secondo vari studi, una fase d’attenzione ha una durata media di 40 minuti. Per questo accanto al lessico tecnico, ai programmi, alle pie charts, agli esempi concreti, affianchiate momenti di dis-tensione.

Momenti in cui allentare la tensione accumulata nella fase di attenzione. Raggiungete il picco di attenzione richiesta per arrivare al nodo cruciale, e poi… boom! Abbassatela di colpo! Una battuta, una frenata nel vostro discorso, qualcosa che vi mostri umani, di spirito. Verrete apprezzati e saprete coinvolgere l’attenzione maggiormente, darete ritmo e durata. Nella musica, d’altronde, le pause sono fondamentali per la riuscita dell’armonia del pezzo.

QUALCHE SUGGERIMENTO ULTERIORE

Avvaletevi di slide concise e dinamiche, magari con l’apporto di un video slide show. Inoltre, accanto a quelli sbalzi di tensione accennati sopra, garantite al vostro pubblico di una fase dinamica di Q&A, risposte e domande, così da rendere la riunione più seminariale, più coinvolgente, meno unidirezionale. Infine, garantite delle pause pranzo e pause caffè, dei momenti di break in cui ricaricare le batterie.

Spero che ti siano state utili queste indicazioni! E allo stesso modo spero non gesticolerete come Beppe Vessicchio a Sanremo per esercitare le vostre doti oratorieCondividi questo articolo!

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