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Sala riunioni: perchè, per chi

Flavio A.
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Sala riunioni Bologna: perché Oscard è la scelta giusta.Qui su Business Center non siamo nuovi ad affrontare il tema della sala riunioni a Bologna. Ma perché? Oggi su Business Center risponderò a queste domande illustrandovi l’importanza della sala riunioni e la convenienza nell’affitto di una sala meeting.

SALA RIUNIONI: PERCHÉ?

“Ci incontriamo alla prima pausa al bar qui fuori e organizziamo il programma del mese!”. Certo, in mezzo al chiasso, tra espressi e tramezzini.

“Prenotiamo una sala d’albergo per il meeting con i partner per parlare del piano economico!”. Va bene, una bella sala di 300 metri quadri con l’eco di una cattedrale, un tavolo lungo quanto il corridoio di casa vostra e una spesa che neanche aveste affittato una suite a Montecarlo.

“Aspetta, finisco di aggiustareil preventivo e ti raggiungo nella tua stanza, ho già avvisato Antonio e Maria, ci vediamo tra mezz’ora da te!”. E poi magari arrivano altre 13 telefonate, 24 mail, 3 fax e 9 piccioni viaggiatori a tenervi occupati.

“Stasera, tra le 19.30 e le 20.30 riunione su Skype, mi raccomando ragazzi, tutti presenti!”. E poi magari salta pure la connessione. E saltano pure i nervi.

Questi sono alcuni scenari del tutto verosimili in cui potreste imbattervi se non aveste una sala appositamente dedicata a riunioni e meeting. D’accordo, forse sono stato un po’ catastrofico nel mio lavoro d’immaginazione, ma mi faceva ridere pensare a uno stormo di piccioni viaggiatori con delle lettere appese al collo che si schiantano contro i vetri del vostro ufficio mentre gestite un meeting. Insomma, perché dovreste considerare la possibilità di una sala riunioni? Come queste scene vi hanno suggerito, i ritmi molto serrati e le necessità impellenti comportano spesso il fatto di trascurare l’importanza di un luogo atto a quel tipo di attività. Purtroppo, aggiungerei. Perché una sala riunioni è quello che fa al caso vostro. Ecco una serie di motivi:

SENSO DI APPARTENENZA

Come già Eleonora aveva mostrato, l’utilizzo di una sala meeting creata ad hoc per quell’attività vi permetterà di trovarvi faccia a faccia (senza nulla togliere a Skype) con colleghi e/o partner discutendo dei programmi dell’azienda di cui siete membri. La presenza di uno spazio grande il giusto (senza nulla togliere alla suite di Montecarlo) vi permetterà creare una dimensione di armonica coesione, rispettando allo stesso tempo gli spazi vitali di ognuno (prossemica docet), stimolando le dinamiche di coworking. Vari studi dimostrano che le dinamiche di interazione faccia a faccia e il confronto botta e risposta contribuiscano a un netto miglioramento delle prestazioni e del raggiungimento degli obiettivi, che si tratti di fase ideativa o progettuale in corso d’opera non cambia. All’affiatamento partecipativo del gruppo c’è, in prospettiva, anche la prospettiva dell’efficienza nel conseguimento dei programmi di lavoro.

COMODITÀ

Avere una sala riunioni per voi significa disporre di una serie di servizi ulteriori, necessari alla riuscita del vostro meeting. Alla funzione simbolica sopra citata, aggiungiamo dunque una funzione pratica ed ergonomica. Le nostre sale meeting ad esempio garantiscono questi servizi:

  • Proiettore
  • Wi-Fi ad alta velocità
  • Impianto audio
  • Aria condizionata / riscaldamento
  • Lavagna a fogli mobili
  • Penne e block notes
  • Computer (su richiesta)

E in più, se ve lo steste chiedendo, abbiamo anche una sala caffè, relax e ristoro: restando in un ambiente confortevole potrete staccare la spina e riprendere più carichi di prima. Altro che tramezzino al bar!

Le nostre sale hanno una capienza che va dalle 8 alle 20 persone in modalità boardroom, con luci ad intensità regolabile e videoproiettore con ingresso HDMI/VGA/Thunderbolt, lavagna a fogli a mobili, impianto WI-FI ad alta velocità, riscaldamento e condizionamento.

SALA MEETING: PER CHI?

Immaginiamo altre due situazioni in cui potrebbe emergere la necessità di una sala riunioni:

  1. Giovane start-up, magari con un budget limitato a disposizione, o magari agli inizi, e ancora senza una sala ad hoc a disposizione. Ecco, questo potrebbe essere l’occasione perfetta per affittare una sala meeting temporaneamente. Risparmio economico, servizi accessori e senso d’appartenenza garantiti!
  2. Azienda avviata, ma in trasferta: c’è bisogno di una riunione, e già che siete esperti del campo, saprete che il baretto, Skype o l’hotel non sono la stessa cosa. Affittare una sala riunioni risolverà ogni vostro problema e porterete a termine i vostri impegni lavorativi!

Non è un caso che oggi molte aziende stiano ricorrendo alla soluzione d’affitto temporaneo, proprio oggi che le opportunità di digitalizzazione offrono possibilità di comunicazione istantanea a distanze infinite. Ma si sa, gli occhi, le mani, il dialogo sono elementi centrali nella comunicazione (quasi tutta la nostra comunicazione avviene a livello non verbale).

Spero  ti siano state utili queste considerazioni! Finisci di pulirti la giacca dalle piume del piccione viaggiatore che ti è piombato in ufficio e… condividi questo articolo!

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