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Consigli pratici per organizzare una videoconferenza

Eleonora S.
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Bentornati con l’appuntamento settimanale con i consigli pratici di Oscard Business Center. Oggi vogliamo svelarvi i segreti per organizzare una videoconferenza efficace.

Innanzitutto, in quali occasioni è utile sfruttare questo strumento? In generale, quando si ha la necessità dell’interazione sincrona tra audio e video. Le soluzioni di videoconferenza principali sono 3: punto-punto, multipunto e streaming. La prima è una connessione diretta tra due posizioni. E’ come una telefonata, ma include il video. La seconda, ovvero la soluzione multipunto, consente invece di collegare tre o più persone o posizioni nella stessa videoconferenza. Più persone possono incontrarsi tramite video in HD in una sala riunioni, da un desktop al lavoro, da un computer di casa o persino da uno smartphone o tablet in viaggio. Infine, la soluzione streaming rende disponibile la videoconferenza a coloro che scelgono di visualizzare la riunione su un computer remoto o un dispositivo mobile utilizzando software anziché hardware.

Prima di entrare più nello specifico, ricordatevi che, quando possibile, è sempre bene scegliere un luogo il più possibile silenzioso. Posizionarsi su uno sfondo neutro, privo di distrazioni per i vostri interlocutori e adeguatamente illuminato. Prima di premere il pulsante “avvia chiamata”, fate alcune prove per verificare che la qualità audio sia ottimale.

Probabilmente questi pochi consigli sono scontati ma, come si suol dire, prevenire è meglio che curare.

Videoconferenza: siamo un po’ più tecnici

I software che vi aiuteranno a svolgere la vostra videoconferenza sono numerosi. Ve ne sono sia a pagamento, che free. Ovviamente l’utilizzo di uno o dell’altro dipenderà dal tipo di videoconferenza che vi accingete a svolgere e alle vostre esigenze.

Fra i software più utilizzati puoi trovare FileFlex e le piattaforme Webinar. Noi privilegiamo Skype e WebinarOnAir. Tutti utilizzabili sia su Windows che su Mac.

Non penso di essere abbastanza esperta di informatica per descrivervi pregi (e, perché no, difetti) di questi tre strumenti per videoconferenze. Quel che è certo è che sono i più utilizzati, i più performanti e quelli di più semplice utilizzo e che si dimostrano adeguati a più o meno tutte le tipologie di videoconferenza.

Dopo avervi detto cosa sono queste benedette videoconferenze, cosa vi occorre per svolgerle e a quali diavolerie digitali affidarvi, voglio raccontarvi un piccolo aneddoto. Che in questo blog si posiziona a metà tra la sezione Vita da Business Center e gli articoli di approfondimento più seri.

Dovete sapere che qui a Bologna è stato un Inverno con la I maiuscola. Freddo, neve, neve, freddo. Spesso e volentieri pioggia.

In questo bel quadretto, un giorno la nostra sala meeting doveva essere occupata dai dirigenti di un’azienda, ma uno di loro non è riuscito ad essere presente causa neve. Come abbiamo ovviato al problema?! Abbiamo collegato un pc con Skype al proiettore. In questo modo tutti i presenti potevano vedere la persona assente e viceversa. Insomma, era proprio come se fossero seduti tutti allo stesso tavolo. 

Spero che questo esempio sia stato un pratico aiuto per capire come funzionino le videoconferenze e perché siano di fondamentale importanza negli ambienti di Business.

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Ma non dimenticate di venirci a trovare, chi lo sa che la prossima videoconferenza non decidiate di farla proprio qui da noi!

A presto e buon lavoro

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